Niszczenie dokumentów jest czynnością, która na stałe wpisała się w zadania wielu firm, które na co dzień gromadzą, przechowują i przetwarzają dane, w tym dane osobowe i poufne. Coraz więcej przedsiębiorstw zauważyło też korzyści wynikające ze zlecenia zadania niszczenia dokumentów firmom zewnętrznym. Wyjaśniamy, jakie są zalety korzystania z usług niszczenia dokumentów i dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie.
Na czym polega profesjonalna usługa niszczenia dokumentów?
We współczesnym społeczeństwie informacyjnym dane, a w szczególności dane osobowe i poufne mają ogromną moc. Jeśli dane, takie jak pesel czy inne informacje wrażliwe dostaną się w niepowołane ręce, mogą być źródłem dużych problemów, jak np. zaciąganie kredytu bez wiedzy właściciela danych. Konieczność ochrony takich informacji wymagana jest nie tylko od samych właścicieli, ale również firm i podmiotów, którym te dane są udostępniane.
Wraz z wejściem w życie przepisów prawa o ochronie danych, potocznie zwanymi RODO, uregulowano wymagania względem firm pozyskujących, przechowujących i przetwarzających dane. Co ważne, obowiązek ich ochrony nie kończy się w momencie, kiedy przestają być potrzebne firmie to świadczenia usług na rzecz klienta czy prowadzenia innej działalności. Zdanie ochrony danych zostało rozszerzone również na etap niszczenia dokumentów i ich utylizacji. Zawsze musi ono być przeprowadzane w sposób zapewniający danym najwyższy poziom ochrony. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i tych zapisywanych na nośnikach cyfrowych i optycznych.
Niszczenie dokumentów może być przeprowadzane przez firmę korzystającą z danych. Jednak jest to proces dość czasochłonny i wymagający oddelegowania do tego zadania pracowników. Dlatego przy większej ilości danych nie jest to rozwiązanie zbyt opłacalne. Inną możliwością jest skorzystanie z usług profesjonalnych firm, zajmujących się niszczeniem dokumentów na zlecenie.
Jakie są zalety korzystania z usług niszczenia dokumentów?
Korzystanie z usług niszczenia dokumentów przez firmy zewnętrzne niesie ze sobą wiele korzyści. Jest to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale również oszczędne. Przedsiębiorca zlecający niszczenie dokumentów uwalnia się od konieczności zakupu certyfikowanych, profesjonalnych niszczarek, które zapewnią odpowiednie bezpieczeństwo danych, nawet po ich zniszczeniu. Jednocześnie nie pojawiają się koszty w postaci opłat za serwisowanie, naprawy czy eksploatację tych niszczarek. Ponadto nie jest wymagane delegowanie pracowników do zadań związanych z niszczeniem dokumentów, ani też zatrudnianie nowej kadry do tego celu. To również oznacza znaczne oszczędności dla firmy.
Kolejną niewątpliwą korzyścią jest pewność bezpieczeństwa danych. Firma zlecająca niszczenie dokumentów powierza wykonawcy wszelkie posiadane dane i na mocy podpisanej umowy przekazuje mu również powinność i obowiązek ich ochrony. Wszystkie czynności niszczenia dokumentów odbywają się w oparciu o profesjonalny, certyfikowany sprzęt, który pozwala skutecznie i trwale zniszczyć dokumenty niezależnie od rodzaju nośnika, na jakim zostały zapisane. Wykonawcy usług niszczenia dokumentów dbają także o bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie niepotrzebnych dokumentów, przeznaczonych do zniszczenia oraz transport ich z siedziby klienta do punktu niszczenia.
Firma zlecająca niszczenie dokumentów dzięki takiemu outsourcingowi może więc w pełni skupić się na swojej podstawowej działalności bez obaw o wdrożenie standardu polityki bezpieczeństwa informacji i przestrzeganie przepisów RODO w zakresie niszczenia dokumentów. Korzystanie z usług niszczenia dokumentów jest również ekologicznym rozwiązaniem. Przed zniszczeniem z dokumentów usuwane są wszelkie elementy z tworzyw sztucznych. Większość firm przeprowadzających niszczenie dokumentów, po doprowadzeniu ich do stanu, w którym informacje na nich zawarte są niemożliwe do odczytania, przekazują materiał do recyklingu. Obecnie korzystanie z usług niszczenia dokumentów, w przypadku większości firm, jest najlepszym możliwym rozwiązaniem.
