Coraz więcej słyszy się o profesjonalnych usługach niszczenia dokumentów. Szczególnie po wejściu w życie przepisów RODO temat ten stał się naglący dla wielu firm. Jednak niektórzy przedsiębiorcy wciąż poddają w wątpliwość konieczność profesjonalnego niszczenia dokumentów twierdząc, że zwykła biurowa niszczarka jest w zupełności wystarczająca. Warto jednak zgłębić temat i poznać od podszewki na czym polega proces niszczenia dokumentów. Wyjaśniamy dlaczego warto zdać się na profesjonalistów w tym zakresie.
Dlaczego należy zadbać o dokładne niszczenie dokumentów?
Przed wejściem w życie przepisów RODO temat niszczenia nieaktualnych dokumentów praktycznie nie istniał. Ten nowy przepis unijny obowiązuje we wszystkich krajach członkowskich europejskiej wspólnoty i wprowadza obowiązek oraz zasady ochrony danych osobowych osób fizycznych. Nieprzestrzeganie tego prawa może skutkować dla instytucji czy firmy poważnymi i dotkliwymi karami finansowymi. Dlatego też każde przedsiębiorstwo, które na potrzeby swojej działalności i świadczonych usług gromadzi i przetwarza dane osobowe ma obowiązek dbania o bezpieczeństwo tych danych. Jednak niejednokrotnie kiedy dane osobowe klienta przestają być potrzebne zapomina się o tym, że obowiązek ochrony tych danych nadal ciąży na firmie będącej ich administratorem. Jeżeli więc dokumenty przeznaczone do niszczenia będą przechowywane niezgodnie z przepisami RODO i będą narażone na naruszenie firma za brak odpowiedzialności w tym temacie może zostać ukarana. Ponadto zgodnie z RODO niszczenie dokumentów musi być trwałe, nieodwracalne i niepozwalające na odzyskanie danych w jakikolwiek sposób. Dotyczy to zarówno danych na nośniku papierowym, jak i informacji zapisanych na nośnikach cyfrowych czy optycznych.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia
Ochrona danych osobowych jest równie ważna w samym procesie niszczenia, jak i w oczekiwaniu na zniszczenie zdezaktualizowanych danych. Firmy przetwarzające informacje personalne powinny zadbać o to, aby dokumenty przeznaczone do niszczenia były przechowywane zgodnie z zapisami RODO. Specjaliści polecają specjalne szafki i pojemniki na dokumenty do zniszczenia. Szafki na dokumenty charakteryzują się estetycznym designem a użytkownik może je spersonalizować i dostosować do wystroju biura. Jednak to, co jest znacznie ważniejsze to fakt, że akta umieszczone w szafce RODO nie mogą zostać z niej wyciągnięte. Szafka wyposażona jest w otwór wrzutowy, przez który w jej wnętrzu umieszcza się dokumenty przeznaczone do niszczenia. Dostęp do komory z nieaktualnymi dokumentami jest ograniczony dzięki zamykaniu na klucz. Eliminuje to możliwość dostępu do danych przez osoby trzecie. Drugą możliwością przechowywania danych są pojemniki na dokumenty. W dużym stopniu przypominają one szafki RODO i także posiadają dodatkowe zabezpieczenie w postaci zamka blokującego pokrywę. Pojemniki te wykonane są z materiału o właściwościach wodoodpornych oraz kwasoodpornych.
Na czym polega proces niszczenia dokumentów?
Jak już wspomnieliśmy, zgodnie z RODO dokumenty zawierające dane osobowe muszą być niszczone w sposób trwały i nieodwracalny. Ponadto sposób niszczenia dokumentacji musi całkowicie wykluczać możliwość odzyskania danych na nich zawartych. Dlatego też nie wchodzi w grę ręczne targanie dokumentacji papierowej. Taki sposób niszczenia nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa danych osobowych. Najlepszym sposobem są niszczarki do dokumentów. Jednak biurowe niszczarki nie są przystosowane do utylizowania dużych ilości dokumentów. Z tego powodu w firmach gdzie dezaktualizuje się wiele danych w krótkim czasie szczególnie polecane jest korzystanie ze specjalistycznych usług niszczenia dokumentów oferowanych przez fachowe przedsiębiorstwa zewnętrzne. Natomiast niszczenie dokumentacji cyfrowej zapisanej na płytach CD, DVD czy dyskach twardych wymaga już specjalistycznego sprzętu, który pozwoli trwale uszkodzić i zutylizować nośnik. Tak przeprowadzony proces zapewni bezpieczeństwo danych osobowych nawet w czasie ich niszczenia.
